الوحدة الادارية
تقوم الوحدة الإدارية التابعة لقسم الأعمار والمشاريع بمجموعة من المهام الرئيسية التي تهدف إلى تسهيل وتنظيم العمل الإداري للقسم. وتتمثل هذه المهام كما يلي: -
- استلام البريد الورقي والإلكتروني: تعتبر الوحدة الإدارية المسؤولة عن استلام وتوزيع البريد الورقي والإلكتروني الوارد إلى القسم. يتم تلقي الرسائل وفحصها وتوجيهها للأشخاص المعنيين داخل القسم. تهدف هذه المهمة إلى ضمان وصول المراسلات إلى الأشخاص المعنين وفي الوقت المناسب.
- إعداد برنامج إحصائي: تقوم الوحدة الإدارية بإعداد برنامج إحصائي يهدف إلى تسجيل وتحليل بيانات البريد الخارجي الصادر من القسم. يتم تسجيل عدد الرسائل الصادرة وتصنيفها حسب الأنواع المختلفة والجهات المستلمة. يساعد هذا البرنامج في فهم وتحليل نمط الاتصالات الخارجية للقسم وتحسين عمليات التواصل.
- طباعة البريد الخارجي والداخلي: تتولى الوحدة الإدارية طباعة البريد الخارجي والداخلي الذي يتم توليده داخل القسم ويتم طباعة الرسائل وتنسيقها بشكل مهني وإعدادها للتسليم أو الإرسال إلى الجهات المستلمة، يتم الالتزام بمعايير الجودة والدقة في عملية الطباعة لضمان تقديم الرسائل بشكل واضح.
- إعداد بيانات الموظفين والأرشفة الإلكترونية: تتولى الوحدة الإدارية إعداد بيانات الموظفين التابعين للقسم وتحديثها بانتظام. تشمل هذه البيانات المعلومات الشخصية والتعليم والخبرة والرتبة الوظيفية وغيرها من التفاصيل الهامة. كما تعمل الوحدة على تنظيم وإدارة الأرشفة الإلكترونية للوثائق والمستندات ذات الصلة بالموظفين والأعمال الإدارية للقسم. بالإضافة الى اعداد استمارات الجودة وتقيم الأداء للموظفين ووفق نظام الكتروني سنوي.
- العمل بنظام الموارد البشرية: تعمل الوحدة الإدارية على تنفيذ وإدارة نظام الموارد البشرية في القسم. يتضمن ذلك إدارة ملفات الموظفين، وتسجيل الحضور والانصراف، وإعداد وتحديث الجداول الزمنية وإدارة الإجازات والعطل. كما تقوم الوحدة بمتابعة وتنفيذ السياسات والإجراءات الإدارية المتعلقة بالموظفين، مثل التوظيف والتدريب والتقييم والمكافآت والعلاوات.
باختصار، تعمل الوحدة الإدارية التابعة لقسم الأعمار والمشاريع على تنظيم وتسهيل العمل الإداري داخل القسم. تشمل مهامها استلام البريد الورقي والإلكتروني، إعداد برنامج إحصائي، طباعة البريد الخارجي والداخلي، إعداد بيانات الموظفين والأرشفة الإلكترونية، والعمل بنظام الموارد البشرية. تساهم هذه المهام في تحسين كفاءة العمل وتنظيم العمليات الإدارية وتعزيز التواصل والتعاون داخل القسم. بالإضافة الى اعداد استمارات الجودة وتقيم الأداء للموظفين ووفق نظام الكتروني سنوي.
